Déploiement d’un Bureau de Gestion de Projets (PMO) au sein d’un groupe public multisite

 Contexte & Objectifs

Un groupe public opérant dans plusieurs régions d’Afrique de l’Ouest, avec plus de 10 entités réparties sur le territoire, faisait face à des difficultés récurrentes dans le pilotage de ses projets stratégiques :

• Faible visibilité sur l’avancement des projets,
• Hétérogénéité des méthodes et outils utilisés,
• Retards de livraison fréquents,
• Manque de coordination entre les sites.

Face à l’accélération des réformes et au lancement de projets critiques (digitalisation, infrastructure, RH, conformité), la Direction Générale a sollicité AGA pour concevoir et déployer un dispositif de Project Management Office (PMO) structurant et évolutif.

 Approche méthodologique d’AGA

1. Cadrage stratégique et cartographie des projets

Nos équipes ont réalisé un diagnostic initial permettant de :

• Identifier les projets en cours (plus de 20 projets identifiés),
• Évaluer leur niveau de maturité, de risques et d’impact,
• Cartographier les parties prenantes internes/externes,
• Définir les attentes de la Direction Générale en matière de pilotage.

Ce cadrage a servi de base à la conception du modèle cible de gestion de portefeuille.

 

2. Conception d’un dispositif PMO sur mesure

AGA a conçu un PMO adapté aux spécificités du groupe public :

• Structuration de la gouvernance projet : comité de pilotage mensuel, rôles clairs pour les chefs de projets et les sponsors.
• Standardisation des outils et processus : modèles de fiches projets, canevas de reporting, outils de planification harmonisés (MS Project, Excel automatisé, etc.).
• Définition d’indicateurs clés (KPI) : avancement, respect des délais, budget consommé, valeur créée.

Un PMO central a été mis en place au siège, avec des points focaux PMO dans chaque entité régionale.

 

3. Déploiement opérationnel et formation

Sur une période de 6 mois :

• Des sessions de formation pratiques ont été dispensées à plus de 40 collaborateurs (chefs de projets, responsables métiers, contrôleurs de gestion),
• Un accompagnement personnalisé a été assuré sur les premiers projets pilotes,
• Des outils numériques de gestion collaborative ont été déployés (ex : Teams, SharePoint, outil de dashboarding).

Le PMO a progressivement pris en charge un portefeuille de 7 projets structurants, couvrant notamment :

• L’automatisation de processus internes,
• Le développement d’une plateforme de services en ligne,
• La réhabilitation d’infrastructures critiques.

4. Pilotage, amélioration continue et reporting stratégique

AGA a accompagné la montée en puissance du PMO pendant 12 mois avec :

• La tenue de revues mensuelles de performance projet,
• L’ajustement progressif des outils selon les retours terrain,
• La mise en place d’un reporting stratégique à destination de la Direction Générale et du Conseil d’Administration,
• Un plan d’amélioration continue basé sur des retours d’expérience.

 

 

 Résultats obtenus au bout de 12 mois

Indicateur	Avant intervention	12 mois après
Taux de livraison à l’heure	35 %	85 %
Projets formellement cadrés	< 20 %	100 %
Projets bénéficiant d’un suivi budgétaire	15 %	90 %
Satisfaction de la DG sur la visibilité projet	Faible	Élevée
Nombre de projets gérés simultanément	3	8

 

 Facteurs clés de succès

• Approche collaborative avec les entités décentralisées
• Montée en compétence progressive des équipes internes
• Alignement étroit avec la stratégie globale du groupe
• Simplicité et efficacité des outils proposés

 

 En conclusion

Grâce à cette mission, AGA a permis à un groupe public multisite de professionnaliser sa gestion de projet et de transformer un pilotage fragmenté en un système centralisé, transparent et performant.
Le PMO est désormais un levier stratégique pour accélérer la transformation et fiabiliser les investissements du groupe.

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